„Milyen lesz a holnapi napod, drágám?” – hangzik el az egyik leggyakoribb kérdésként a nyugovóra térés előtt otthon. „Semmi különös, lesz négy meetingem, aztán pedig még marad egy kis időm dolgozni is” – így a válasz.
A helyzet sokunk számára ismerős, egyben tanulságos is. A meeting önmagában egy nagyon hasznos eszköz, hiszen alapcélját tekintve egy koncentrált összejövetelről van szó, ahol fontos döntések születnek meg. A valóság ugyanakkor sokszor nagyon mást mutat: elveszi az időt a tényleges, elmerülést igénylő munkától, megcsúszik az egész nap, az elmaradásokat pedig csak a szabadidő elvonásával, vagy éjszakázásokkal lehet bepótolni.
Ebben a cikkben arra mutatunk egy módszert, hogy hogyan takarítsd ki a felesleges összejöveteleket a naptáradból, és élj sokkal dinamikusabb időbeosztással!
Az elmúlt időszakban számos cégvezető döbbent rá arra, hogy a személyes találkozók valójában eddig óriási luxuskiadást okoztak a cégnek. Az eleinte kényszerű online meetingek mára általánosan elfogadottá váltak, sőt: az utazási költségek megtakarításával a bevételkiesés egy része is pótolható volt, így konkrétan munkahelyeket védett meg az új gyakorlat. Ha csak a számokat nézzük, a különbség havi és éves szinten is megdöbbentő. Vegyük például a klasszikusan a személyes kapcsolatokra épülő értékesítés területét!
Míg korábban egy kolléga napi négy helyre tudott kiszállni – hiszen a nap másik felét elvitte a felkészülés, az utazás és a ráhangolódás – addig online formában nem ritka a napi nyolc, vagy akár több, a bevételgenerálást és ügyfélszerzést szem előtt tartó meeting. Ez két okból is szerencsés lehet: egyrészt több partnert lehet meglátogatni, másrészt jobban szervezhetővé válik a hét, hiszen az egyik fele tisztán fordítható csak a találkozókra, míg a másik része az utánkövetésre és a projektek tényleges végrehajtására.
Ezek tehát a pozitívumok. A helyzet azonban korántsem ennyire rózsás. Az online meetingek kényelme sok vezetőt arra csábított, hogy hat, nyolc, esetleg még több fős találkozókat hívjon össze, heti vagy akár napi rendszerességgel. Ez azonban szintén leköti az erőforrásokat, és ha a találkozók nem érik el a céljaikat, feleslegesen foglalják a kapacitásokat. Ennek pedig ára van.
De akkor mégis, mennyi az annyi?
Hogy mekkora ez az ár? Nos, ehhez sem kell tovább keresgélned, egy nagyon egyszerű példán keresztül mi kiszámoltuk Neked, hogy egy átlag magyar vállalkozás mennyit veszíthet a felesleges meetingekkel.
Vegyünk példának egy hat fős projektmegbeszélést!
A résztvevők átlagos éves alapfizetése: 5.000.000 Ft
A résztvevők tényleges, bruttó összköltsége átlagosan: 7.000.000 Ft
A résztvevők átlagos bruttó órabére: 4.000 Ft
A megbeszélés résztvevőinek száma: 6 fő
A megbeszélés óránkénti költsége 6 résztvevő esetén: 24.000 Ft
Ha pedig hozzáadjuk a felkészüléssel és az utánkövetéssel töltött időt is, ez a szám nyugodtan megduplázható. Egy átlagos meeting költsége tehát: nettó 48.000 Ft.
Ez az összeg jelenti egy egyórás értekezlet átlagos költségét. Ha ismét előtérbe kerülnek a személyes találkozók, akkor hozzáadhatjuk az utazásra fordított, nem termelő időt is – egy hatszemélyes meeting valós költsége ezzel könnyedén elérheti akár a 100.000 Ft-os ráfordítást is!
Mondanunk sem kell, mennyire fontos, hogy mielőtt meghívókat küldesz, és a meetinget tervezed, kalkuláld előre a várható eredményeket. Megérik a költséget a felmerülő ötletek, a hozott döntések, az elhangzott javaslatok?
Ezt természetesen nem mindig lehet előre látni, de az esetek többségében igenis érzi a vezető, hogy melyek azok az emberei, akiknek a meetingre lekötött idejét sokkal jobban is fel tudná használni. Nézd át a napirendet, és gondold át újra, hogy mi az a téma, amire nem éri meg a közös időt elfecsérelni!
Csak ne olyan hevesen! Meghívók előtt végezz önellenőrzést!
Ha a saját értekezleteid várható eredményére vagy kíváncsi, nyugodtan végezd el a fenti számításokat a saját cégedre vonatkozóan is.
Ha el akarod kerülni a felesleges szócséplést, az alábbi önellenőrző kérdéseket érdemes feltenni:
- Milyen költségráfordítással jár a meetingen résztvevők bevonása (kalkulált óradíjak alapján)?
- Hogyan lehetne lerövidíteni ezeket a meetingeket?
- Milyen valós eredményeket hoztak ezek a megbeszélések?
- Az online meetingek kiválthatók lennének akár egyszerű üzenetváltásokkal is?
- Mely meetingeket érdemes ennek alapján részben vagy teljesen átszervezni?
- Mely meetingeket kellene eltörölni?
A szó elszáll, a projekt megmarad
Még az online meetingek nagy része is kiváltható még hatékonyabb megoldásokkal. Ilyenek például a projekttervező és ellenőrző programok, amivel valós időben követheted végig a dolgozók teljesítményét, így nem kell beszámoltatni őket az aktuális státuszokról – hiszen Te magad is látod, hogy hol van szükség közbelépésre. Ha úgy érzed, hogy szükséged van egy ilyenre, számos lehetőség közül válogathatsz, de talán a Microsoft rendszere az egyik legjobb közülük, ami kifejezetten kis- és középvállalkozásra szabható megoldásokkal tud megtámogatni.
Most adunk pár tippet, amit érdemes átgondolnod és megtekintened, hogy el is tudd képzelni, mennyi időt tudnál velük megspórolni csak azzal, hogy ezekre cseréled a felesleges meetingeket:
- A Microsoft Planner például alapvető megoldás azon cégek számára, ahol gyakoriak a csoportmunkák és a kisebb kampányalapú projektek. A tervezőprogram vizuális segítséget nyújt a projektek menedzseléséhez, valamint a Microsoft Teamsbe integrálás még gördülékenyebbé teszi a munkát. Ellenőrizheted a projektek állását úgy, hogy nem kell „bemondás” alapon döntened arról, hogy a kolléga elvégezte-e a munkáját, vagy sem. Már a mobilodon megkapod az értesítést arról, ha valaki határidőre befejezte a melót és máris indíthatod a következő feladatot. Egy téma a hétfői meetingről máris kipipálva.
- A Microsoft Project a folyamatábrák, a projektütemezés, büdzsétervezés, előrehaladás és a jelentések mestere. A projektmenedzserek feladata ezzel a programmal egyszerűsíthető a leginkább, de felhős mentéssel a bevont alvállalkozó és a partnered is követheti a folyamatot. Emberi nyelvre lefordítva: nem hívogatnak naponta, hogy hogyan is állsz egy-egy projekttel, hanem mindenki látja, hol van még elmaradás, és mi az, amit már átadhattok ellenőrzésre. Még egy téma, amit nem kell személyesen/online átbeszélni, hiszen folyamatosan látod a társaid haladását, és ha akarod, ők is a Tiédet.
- A Microsoft Bookings a megoldás azon vállalkozások számára, ahol az időpontok és a foglalások kezelésére még mindig külön kolléga szükséges. A virtuális asszisztensen keresztül az ügyfelek szabadon foglalhatnak, áthelyezhetnek és mondhatnak le időpontot. Ha eddig gondot okozott a naptáregyeztetés, akkor megérhet egy pillantást. Ha mégis szükség lenne a meetingre, a Bookingsban látni fogod, ki mennyire van betelve, és mikor érdemes nyugodtan leülni egy félórára együtt – így senkinek sem kell kiszakadnia a folyamatából, vagy meetingről meetingre szaladnia.