A meeting önmagában egy nagyon hasznos eszköz, hiszen egy olyan összejövetelről van szó, ahol fontos döntések születnek meg. A valóság viszont sokszor nagyon máshogyan alakul: egy rosszul vezetett megbeszélés elveszi az időt a tényleges, elmerülést igénylő munkától, megcsúszik az egész nap, az elmaradásokat pedig csak a szabadidő elvonásával, vagy éjszakázásokkal lehet bepótolni. A szabadidő huzamosabb megvonása nem vicc: káros az emberi kapcsolatokra, a jóllétre, a mentális állapotra.
Ebben a cikkben ezért összegyűjtöttünk 5 lépést, amivel végre kitakaríthatod ki a felesleges összejöveteleket a naptáradból!
1. LÉPÉS: KÜLDD EL ELŐRE A MEETING NAPIRENDJÉT!
A sikeres megbeszélés első lépése a résztvevők közös nevezőre hangolása. A napirend és az egyértelműen meghatározott célok előkészítése nagyban megnöveli a sikeres meeting esélyét.
Amikor elküldöd a Microsoft Teams meghívót, feltétlenül add meg a napirendet a kijelölt időpont előtt. Ideális esetben a kollégák már egy vagy két nappal előre tudják, hogy miről lesz szó, és ráhangolódhatnak a témára.
2. LÉPÉS: CSAK AZT HÍVD MEG, AKINEK TÉNYLEG OTT A HELYE!
Tudtad, hogy egy átlagos meeting költsége nettó 48.000 Ft? Ez az összeg jelenti egy egyórás ONLINE megbeszélés átlagos költségét, ami a résztvevők nettó órabéréből adódik össze.
Ha ismét előtérbe kerülnek a személyes találkozók, akkor hozzáadhatjuk az utazásra fordított, nem termelő időt is. Ezzel egy hatszemélyes meeting valós költsége ezzel könnyedén elérheti akár a 100.000 Ft-os ráfordítást is!
Bánj tehát bölcsen a meetingekkel, és becsüld meg kollégáid és partnereid idejét! Habár a Teams funkcióival valóban csábító lehet mindenkit egy asztalhoz ültetni (legyen szó a szervezeten belüli csapattagokról, vagy külsős vendégekről), mielőtt a meghívás gombra kattintasz, végezz egy kis önellenőrzést. Valóban fontos az adott személy részvétele, vagy egyszerűbb, ha megkapja a memót?
3. LÉPÉS: NE CSAK EGY EMBER VIGYE A SHOW-T!
A megbeszélésen azért van ott több ember, hogy mindenki a saját szakterületéről a legtöbbet tudja hozzátenni a közösen eltöltött időhöz.
Egy online meeting alatt viszont sokkal nehezebb jelezni, ha egy résztvevő hozzá szeretne szólni a témához. Kislétszámú csoportoknál a kis jelentkezéses ikon ehhez megfelelő segítséget nyújthat, de mindez mit sem ér, ha a meetinget vezető személy nem figyel a résztvevőkre.
Ha Te szervezted a megbeszélést, akkor mindenképpen ügyelj arra, hogy megfelelő mennyiségű szünetet tarts, így a kollégák is lehetőséget kapnak az aktív részvételre!
Emlékeztesd őket, hogy a csevegőablakban megjegyzéseket is tehetnek az egyes témákhoz. Ha pedig mindenki bekapcsolt kamerával van jelen a megbeszélésen, az is nagyban segítheti a szociális kapcsolatok érzését és a meeting hatékonyságát.
4. LÉPÉS: KÜLDD KI A MEMÓKAT!
A megbeszélések rövid összefoglalása értékes megoldást nyújt a résztvevők bevonására, elkötelezésére. Rögzítheted a jegyzeteket a Meeting Notes fülön, vagy nyomon követheted a Microsoft Teams projektcsatorna rövid összefoglalóját is. Ha további részletezésre van szükséged, akár mellékelhetsz egy felvételt is az értekezletről.
Emlékeztesd a résztvevőket a következő lépésekre, és hívd fel a figyelmet a legfontosabb határidőkre, döntésekre. Használd az összefoglalót nyílt formában is, hogy ha esetleg új résztvevőt hívnál meg projektbe, könnyebben fel tudja venni a fonalat!
5. LÉPÉS: ÜTEMEZD ELŐRE A KÖVETKEZŐ MEETINGET!
Egy értekezlet hatékonyságát legjobban az eredmények nyomon követésével mérhetjük. Mielőtt a megbeszélést véget ér, ütemezd be a következőt. Mondhatnánk úgy is, hogy addig üsd a vasat, míg meleg! A résztvevőket emlékezheted arra, hogy a következő alkalommal be kell majd mutatniuk a haladást a feladataikkal. Ha jól érezték magukat a megbeszélésen, motiválhatod őket arra, hogy később is sikerélménnyel gazdagodjanak egy-egy szakmai elismerést, jól sikerült projektet követően.