„Be kellett zárni az iskolát, hazaküldték a gyereket, muszáj rá vigyáznom. Délutántól otthonról folytatom, rendben? Azt sajnos nem tudom megmondani, mikor jöhetek vissza.”
A harmadik hullám felfutásával egyre gyakrabban hangzik el ez a kérés, amire sokszor nem létezik minden fél számára jó válasz. A vezetők többsége természetesen szem előtt tartja azt, hogy szülőként gyakran nincs más út, a kisgyermekek igénylik a személyes jelenlétet, és a család az első. Viszont a munka sem állhat le, hiszen ebben a válsággal terhelt időszakban minden megtermelt fillér számít.
De akkor mi a megoldás, hogy teremthető meg az egyensúly? Mutatunk pár tippet, amivel a cég és a dolgozó is könnyebben alkalmazkodhat ehhez a gyorsan változó környezethez!
Ha optimista szemlélettel közelítünk a kérdés felé, ki kell emelnünk, hogy a számos negatívum mellett a pandémia egyik pozitív következménye a távmunka széleskörű elterjedése volt. A szükség nagy úr, a járványveszély csökkentése érdekében nagyon sok cég nyitott a home office felé, és új folyamatokat dolgoztak ki az üzletük folytatására, megmentésére.
Az irodák újranyitásával aztán kialakult egyfajta „hibrid modell”, vagyis sokan otthonról és az irodából is dolgoznak, attól függően, hogy éppen honnan tudnak hatékonyabbak, gyorsabbak lenni. A jelenséget egy amerikai kutatásban is megvizsgálták, amiből kiderült, hogy még mindig az irodában szeretnek leginkább dolgozni a munkavállalók (45%), ugyanakkor a válaszadók csaknem egyharmada (30%) úgy vélte, hogy ő bizony otthonról tudja nyújtani a legjobb teljesítményt. A hibrid megoldást 24%-uk érzi megfelelőnek, ami azt jelzi, hogy ebben a formában még sok fejlesztési lehetőség rejlik, és nem mindenhol állt fel a megfelelő infrastruktúra hozzá.
Mivel éppen abban a szakaszban vagyunk, hogy bármelyik percben elveszíthetjük a munkavállaló személyes jelenlétét (legyen szó karanténról, szükséghelyzetről), a hatékonyságot leginkább azzal lehet növelni, ha minden eshetőségre felkészítjük a céget.
Ehhez gyűjtöttünk 5+1 tippet, szemléletet, amivel segíthetünk a cégednek az alkalmazkodásban. Mert ahogy az evolúció esetében is megtanultuk: nem a legszebb, legerősebb marad életben, hanem aki legjobban tud alkalmazkodni a változásokhoz.
1. Otthon is jelöljetek ki egy ideális munkaterületet!
Egy, az irodához hasonló munkaállomás sokat segíthet a ráhangolódásban és a fókuszálásban. Legyen az egy dolgozósarok, konyhapult, vagy akár egy egész szoba, ha van rá lehetőség, mindenképp érdemes kijelölni ehhez egy külön helyet, a dolgozóval összhangban. A kutatás szerint a huzamosabb ideje otthonról dolgozók 43%-a végzi a mindennapi munkáját az erre kijelölt területen.
A hely maga is megteremti azt a rutint, ami az irodába járáskor is jellemző volt. Ha végeztél a feladataiddal, elhagyhatod, így megmarad az az érzet, hogy a munka után „hazamész”.
Ha nincs lehetőséged egy egész szoba kialakítására elég egy irodai sarkot kijelölnöd, hogy a munkába járás érzése megmaradjon és ne az ágyból a kanapéra dőlve végezd a napi munkahelyi teendőket. A munkahely és a személyes tér elkülönítése pozitívan hat a produktivitására, mivel ezáltal érezhető az az egyensúly, ami az irodában is jelen volt. Ha ezt nem teszed meg, a hatás természetesen ellentétes: nem tudsz kiszakadni a szabadidős környezetedből, így a figyelmed elkalandozik.
2. Ne hagyd el a napi rutint!
Amikor a munkahelyed egyszerre az otthonod is, könnyen előfordulhat, hogy az előírtnál kevesebbet, vagy többet dolgozol, mintha az irodában lennél. A kutatásban résztvevők 36%-a azért igazította a napját a megszokott napi rutinhoz, hogy ugyanannyit dolgozzanak, mintha ezt bentről tennék.
A megszokott munkaidő betartása a kollégákkal és az ügyfelekkel való kapcsolattartás miatt is fontos. Képzeld el, hogy hogyan egyeztetnétek össze a fontos megbeszéléseket, ha minden kollégád más-más időben lenne elérhető? A napi rutinnak óriási a szerepe, ezért minden kollégáddal érdemes egyeztetned a határok betartását.
3. Ne feledkezz meg a szünetekről sem!
A napi rutin ugyanakkor nem egyenlő a megállás nélküli 8 órás munkavégzéssel. A szünetek betartása igenis fontos, mivel az agy ekkor regenerálódik, és felfrissül a következő feladathoz. A megkérdezettek 34%-a szerint a szünetek pozitívan befolyásolják az otthoni munkavégzés hatékonyságát.
A szünetek abban is segítenek, hogy megmaradjon a fókusz, és a dolgozó ne kapja elő minden értesítéskor a telefonját, hanem inkább benne maradjon a folyamatban, amit éppen végez.
4. Tervezd meg a munkát!
Az otthonról dolgozó alkalmazottak sokszor érezhetik azt a munkájuk során, hogy rengeteg teendőjük van, amivel nem tudnak időben végezni. Segítsd a saját és kollégáid munkáját azzal, hogy beütemezed a feladatokat. A kutatás válaszadóinak 26%-a tervezi meg a feladatait azért, hogy megmaradjon a hatékonyságuk – a tudatosság jegyében ez a szám lehetne sokkal magasabb is.
Érdemes napi, heti és havi prioritásokat kijelölni. Emlékezz arra, hogy milyen jó érzés kipipálni a teendőket a listádról. A dolgozóknak ugyanez az érzésük, ha a tőled kapott feladataikat szépen elvégezték.
5. Zárd ki a zavaró tényezőket!
Az otthoni munka során mindenkit több kellemetlen hatás is érhet, ami befolyásolhatja a produktivitást. Az éppen otthon játszó gyermek, az aktív háziállatok, de a szomszédban lévő felújítás mind megzavarhatják a munkát. Az otthonról dolgozók csupán 24%-a próbálja csökkenteni ezeket a zavaró tényezőket. Ez a mutató is fejleszthető lenne, érdemes rá odafigyelned és tanácsokkal segíteni a dolgozóidat.
A megoldás titka ugyanis a kommunikáció. Fel kell állítani a határokat, hiszen habár személyesen otthon tartózkodik valaki, a családnak, ismerősöknek el kell fogadni, hogy az illető dolgozik. Egy zajszűrő fejhallgató, vagy egy ne zavarj tábla olyan eszközök, ami nem kerül sokba, mégis segíthet. A legtöbbet persze az előzőekben már kifejtett napi rutin és teendőslista ad hozzá a hatékonysághoz: ha ezeket a családdal is meg lehet beszélni, akkor kevésbé fordulnak majd elő álmatlan éjszakák az elmaradások pótlására.
+1 Beszélj többet a kollégáiddal
Attól még, hogy személyesen nem tudtok kommunikálni, még nem jelenti azt, hogy nem is kellene beszélnetek. Minden munkakörben előfordul, hogy megbeszélést kell tartani a további folyamatok elvégzéséhez. A kutatás során kiderült, hogy a munkavállalók 23%-a szerint növeli a kollégák hatékonyságát, ha gyakrabban kommunikálnak egymással.
A modern technológiának köszönhetően lehetőség nyílik az online kapcsolattartásra, így az olyan platformokon, mint például a Microsoft Teams – aminek az ingyenes videókurzusát ITT éred el – azonnali videós és szöveges választ kaphatsz a kérdésedre kollégáidtól. Nem kell végig menned az egész irodán azért, hogy elérd az egyik munkatársad, mivel távmunkával könnyebben teremthettek kapcsolatot egymással a mindennapi munka során.
